1. Verantwortlicher
Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) ist:
Arwanta Tool Solutions
Deutschland
E-Mail: datenschutz@arwanta.tools
Diese Datenschutzerklärung gilt für die Nutzung von Arwanta Church Tool unter der Domain arwanta.tools sowie den zugehörigen Subdomains der einzelnen Gemeinden (z. B. gemeinde.arwanta.tools).
2. Überblick
Arwanta Church Tool ist eine cloudbasierte Verwaltungsplattform für Kirchengemeinden. Wir verarbeiten personenbezogene Daten, um die Plattform bereitzustellen, Gemeinden bei der Verwaltung ihrer Mitglieder und Prozesse zu unterstützen sowie die technische Sicherheit und Stabilität des Dienstes zu gewährleisten.
Sie haben insbesondere folgende Rechte:
- Auskunft über Ihre gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
- Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
- Löschung (Art. 17 DSGVO)
- Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
- Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
- Widerspruch gegen bestimmte Verarbeitungen (Art. 21 DSGVO)
- Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO)
Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte an datenschutz@arwanta.tools. Wenn Sie Nutzer einer konkreten Gemeinde sind, wenden Sie sich für inhaltliche Anfragen zu Mitgliedsdaten auch an die jeweilige Gemeindeverwaltung als Verantwortliche vor Ort.
3. Hosting und technische Infrastruktur
Die Anwendung wird auf Servern in Deutschland betrieben. Der Zugriff auf die Plattform erfolgt verschlüsselt über HTTPS. Technische Betriebsdaten (z. B. IP-Adresse, Zeitpunkt des Zugriffs, Browsertyp) können in Server- und Sicherheitsprotokollen verarbeitet werden, um den Betrieb zu sichern und Missbrauch zu erkennen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einem sicheren und stabilen Betrieb).
4. Datenbank und Authentifizierung (Supabase)
Für Authentifizierung, Datenbank und Dateispeicher nutzen wir Supabase. Dabei werden unter anderem folgende Daten verarbeitet:
- Anmeldedaten (z. B. E-Mail-Adresse, gehashtes Passwort)
- Benutzerprofile und Rollen innerhalb einer Gemeinde
- In der App erfasste Gemeinde- und Mitgliedsdaten
- Session-Informationen zur Aufrechterhaltung der Anmeldung
Die Verarbeitung erfolgt zur Bereitstellung des Vertrags bzw. zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen sowie zur Erfüllung unserer Pflichten als Auftragsverarbeiter für die jeweilige Gemeinde.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag / Nutzung der Plattform); für Gemeinde-Mitgliedsdaten zusätzlich die Weisungen der jeweiligen Gemeinde als Verantwortliche.
5. E-Mail-Versand (Resend)
Für transaktionale E-Mails (z. B. Einladungen, Passwort-Reset, Systembenachrichtigungen) nutzen wir den Dienst Resend. Dabei werden die für den Versand erforderlichen Daten verarbeitet, insbesondere E-Mail-Adresse, Betreff und Inhalt der Nachricht sowie technische Versandmetadaten.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag) bzw. Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (betriebliche Kommunikation und Sicherheit).
6. Subdomains und mandantenfähige Gemeinden
Jede registrierte Gemeinde erhält eine eigene Subdomain unter arwanta.tools. Daten der Gemeinden werden logisch getrennt (Multi-Tenancy) und nur für berechtigte Nutzer der jeweiligen Gemeinde zugänglich gemacht. Die Gemeinde entscheidet über die in ihrem Bereich erfassten Inhalte und trägt die Verantwortung für die dort verarbeiteten personenbezogenen Daten ihrer Mitglieder und Ehrenamtlichen, soweit sie diese selbst eingibt oder verwalten lässt.
Wir stellen die technische Plattform bereit und verarbeiten Daten im Auftrag der Gemeinde nach Art. 28 DSGVO auf Basis entsprechender Vereinbarungen.
7. Cookies und Session
Zur Aufrechterhaltung Ihrer Anmeldung und für grundlegende Sicherheitsfunktionen setzen wir technisch notwendige Cookies bzw. vergleichbare Session-Mechanismen ein. Diese sind für den Betrieb der Anwendung erforderlich und werden nicht zu Marketingzwecken verwendet.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (bereitgestellter Dienst) bzw. § 25 Abs. 2 TDDDG (technisch notwendige Speicherung).
8. Fehleranalyse (Sentry)
Zur Erkennung und Behebung technischer Fehler kann Sentry eingesetzt werden. Dabei können technische Informationen wie Fehlermeldungen, Geräte- und Browserdaten sowie — soweit in Fehlern enthalten — pseudonymisierte Nutzungskontexte übermittelt werden. Wir konfigurieren Sentry datensparsam und vermeiden die Übermittlung unnötiger personenbezogener Inhalte.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Stabilität und Qualitätssicherung).
9. Newsletter-Integration (Brevo, optional)
Gemeinden können optional eine Anbindung an Brevo für Newsletter und E-Mail-Listen aktivieren. In diesem Fall verarbeitet die Gemeinde — ggf. über uns als technischen Dienstleister — E-Mail-Adressen und Listen-Zugehörigkeiten entsprechend ihrer eigenen Einwilligungen und Hinweise. Die konkrete Verantwortlichkeit und Rechtsgrundlage richtet sich nach der Konfiguration und den Angaben der jeweiligen Gemeinde.
10. Registrierung und Kontakt
Bei der Registrierung einer Gemeinde oder bei Kontaktanfragen verarbeiten wir die von Ihnen angegebenen Daten (z. B. Name, E-Mail-Adresse, Gemeindebezeichnung), um Ihr Konto einzurichten, Anfragen zu beantworten und den Vertrag zu erfüllen.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.
11. Speicherdauer
Personenbezogene Daten werden nur so lange gespeichert, wie es für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist oder gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen. Nach Wegfall des Zwecks oder Ablauf der Fristen werden Daten gelöscht oder anonymisiert, sofern keine berechtigten Interessen an einer weiteren Speicherung entgegenstehen.
Chat-Nachrichten (Gruppen-, Team- und Direktnachrichten) werden für die Dauer der Nutzung der Gemeinde gespeichert. Administratoren können Chats pro Gruppe oder Team deaktivieren; gelöschte Nachrichten werden als Tombstone markiert oder für den Absender ausgeblendet. Mitglieder können über die Gemeindeverwaltung Auskunft und Export ihrer Daten verlangen (Art. 15/20 DSGVO); Löschung erfolgt nach Weisung der Gemeinde bzw. nach Vertragsende gemäß Aufbewahrungsfristen.
Gemeindekonten und zugehörige Daten werden nach Vertragsende gemäß vereinbarter Fristen und gesetzlicher Vorgaben gelöscht oder exportiert.
12. Weitergabe von Daten
Eine Weitergabe an Dritte erfolgt nur, soweit dies zur Vertragserfüllung notwendig ist (z. B. an die genannten Auftragsverarbeiter), eine gesetzliche Verpflichtung besteht oder Sie eingewilligt haben. Auftragsverarbeiter werden vertraglich verpflichtet, Daten nur nach unseren Weisungen und unter Einhaltung der DSGVO zu verarbeiten.
13. Datensicherheit
Wir treffen angemessene technische und organisatorische Maßnahmen, um Ihre Daten vor Verlust, Missbrauch und unbefugtem Zugriff zu schützen. Dazu gehören unter anderem Verschlüsselung der Übertragung, rollenbasierte Zugriffskontrollen, Mandantentrennung und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen.
14. Beschwerderecht
Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist in der Regel die Aufsichtsbehörde Ihres üblichen Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes.
15. Änderungen
Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich Rechtslage, Plattformfunktionen oder eingesetzte Dienste ändern. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter /datenschutz abrufbar.
Impressum
Weitere Anbieterkennzeichnung finden Sie im Impressum.
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